Sterbeurkunde beantragen — Standesamt, Unterlagen und die richtige Anzahl

Die Sterbeurkunde ist das wichtigste Dokument nach einem Todesfall. Ohne sie lassen sich Konten nicht freigeben, Versicherungen nicht melden, Renten nicht beantragen und Verträge nicht kündigen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wo Sie die Sterbeurkunde beantragen, welche Unterlagen Sie benötigen, wie viele Exemplare wirklich sinnvoll sind und welche Rolle das Bestattungsunternehmen dabei übernehmen kann.

Was ist die Sterbeurkunde — und warum brauchen Sie sie?

Die Sterbeurkunde ist eine vom Standesamt ausgestellte beglaubigte Personenstandsurkunde. Sie beurkundet den Tod einer Person nach den Vorgaben des Personenstandsgesetzes (PStG). Die Sterbeurkunde enthält Vor- und Nachname des Verstorbenen, Geburtsdatum und -ort, Sterbedatum und -ort, letzten Wohnsitz sowie Familienstand.

Hinterbliebene benötigen die Sterbeurkunde unter anderem für:

• Banken und Sparkassen — zur Auflösung oder Umschreibung von Konten
• Lebens- und Sterbegeldversicherungen — zur Auszahlung der Versicherungssumme
• Deutsche Rentenversicherung — zur Beendigung der Rentenzahlung und Beantragung der Hinterbliebenenrente
• Kranken- und Pflegekassen — zur Abmeldung des Verstorbenen
• Nachlassgericht — zur Eröffnung des Testaments und Beantragung des Erbscheins
• Finanzamt — für die Erbschaftsteueranzeige nach § 30 ErbStG
• Vermieter, Versorger, Telekommunikationsanbieter — für Kündigungen und Vertragsübernahmen

Ohne Sterbeurkunde wird in der Regel keine Stelle tätig. Sie ist das offizielle Nachweisdokument, dass eine Person verstorben ist und damit Rechtsgeschäfte für sie nicht mehr getätigt werden können.

Wo wird die Sterbeurkunde beantragt?

Zuständig für die Beurkundung des Sterbefalls ist das Standesamt am Sterbeort — nicht am Wohnort des Verstorbenen. Verstirbt jemand also im Krankenhaus einer anderen Stadt oder im Urlaub innerhalb Deutschlands, ist das Standesamt der jeweiligen Stadt zuständig. Diese Regel ergibt sich aus § 28 PStG.

Die Anmeldung muss unverzüglich erfolgen. In der Praxis bedeutet das in der Regel den dritten Werktag nach dem Todesfall. Bei Sterbefällen in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder anderen Einrichtungen erfolgt die Meldung in der Regel direkt durch die Einrichtung. Bei Sterbefällen zuhause melden Hinterbliebene den Tod selbst — oder beauftragen den Bestatter mit der Anzeige.

Wer darf die Sterbeurkunde beantragen?

Für die Anmeldung des Sterbefalls und die Ausstellung der Sterbeurkunde sind nach § 17 PStG anzeigepflichtig:

• der Ehegatte oder Lebenspartner des Verstorbenen
• jede Person, die mit dem Verstorbenen in häuslicher Gemeinschaft gelebt hat
• die Person, in deren Wohnung sich der Sterbefall ereignet hat
• jede andere Person, die beim Tod zugegen war oder vom Sterbefall aus eigenem Wissen unterrichtet ist

Verstirbt jemand in einem Krankenhaus oder Pflegeheim, ist die Einrichtung selbst zur Anzeige verpflichtet. Beauftragen Hinterbliebene ein Bestattungsunternehmen, übernimmt dieses die Anmeldung in Vollmacht.

Beglaubigte Abschriften der Sterbeurkunde dürfen später beantragen: Ehegatten, Eltern, Kinder, Enkel, Geschwister sowie Personen, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen können (§ 62 PStG). Erben gehören zu diesem Personenkreis.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Für die Anmeldung beim Standesamt sollten folgende Dokumente bereitliegen. Welche Dokumente konkret nötig sind, hängt vom Familienstand des Verstorbenen ab:

• Todesbescheinigung (Totenschein) vom Arzt — Original
• Personalausweis oder Reisepass des Verstorbenen
• Geburtsurkunde des Verstorbenen
• Bei Verheirateten: Heiratsurkunde oder beglaubigte Abschrift aus dem Eheregister
• Bei Geschiedenen: Heiratsurkunde plus rechtskräftiges Scheidungsurteil
• Bei Verwitweten: Heiratsurkunde plus Sterbeurkunde des verstorbenen Ehepartners
• Eigener Personalausweis der anmeldenden Person
• Bei eingetragener Lebenspartnerschaft: Lebenspartnerschaftsurkunde

Liegen Geburts- oder Heiratsurkunde nicht vor, kann das Standesamt diese beim ausstellenden Amt anfordern. Das verzögert die Ausstellung der Sterbeurkunde allerdings um einige Tage. Suchen Sie deshalb frühzeitig nach allen Personenstandsurkunden des Verstorbenen.

Wie viele Sterbeurkunden sollten Hinterbliebene beantragen?

Diese Frage stellen sich fast alle Hinterbliebenen. Die Antwort: mehr, als man zunächst denkt. Viele Stellen verlangen das Original — nicht eine Kopie. Wer zu wenige Exemplare beantragt, muss kostenpflichtig nachbestellen und verliert Zeit, weil Behörden und Versicherungen oft mehrere Wochen auf das Dokument warten.

Folgender Bedarf entsteht typischerweise:

• Bank und Sparkasse (pro Institut ein Exemplar) — 1 bis 3
• Lebens- und Sterbegeldversicherung — 1 pro Vertrag
• Private Renten- oder Unfallversicherungen — 1 pro Vertrag
• Krankenkasse, Pflegekasse — 1 bis 2
• Deutsche Rentenversicherung — 1
• Beamtenversorgung, Versorgungsamt (falls relevant) — 1
• Nachlassgericht / Erbscheinantrag — 1 bis 2
• Finanzamt für die Erbschaftsteueranzeige — 1
• Vermieter, Versorger (Strom, Gas, Wasser), Telefonanbieter — je 1
• Arbeitgeber des Verstorbenen — 1
• Nachreserve für unerwartete Anforderungen — 1 bis 2

Realistischer Mindestbedarf: zehn bis zwölf beglaubigte Sterbeurkunden. Wer eine umfangreiche Versicherungsstruktur, mehrere Bankverbindungen oder Immobilien hatte, sollte eher 12 bis 15 Exemplare einplanen. Die Mehrkosten für zusätzliche Ausfertigungen sind im Vergleich zum Aufwand der Nachbestellung gering.

Der Bestatter übernimmt den Gang zum Standesamt

In der Praxis übernimmt das beauftragte Bestattungsunternehmen die Anmeldung beim Standesamt fast immer. Die Bestatter sind mit dem Verfahren vertraut, kennen die zuständigen Stellen und reichen die benötigten Dokumente in einem Vorgang ein. Sie übergeben dem Bestatter die Personenstandsurkunden des Verstorbenen, und dieser kümmert sich um den Rest.

Wichtig: Teilen Sie dem Bestatter mit, wie viele beglaubigte Sterbeurkunden Sie benötigen. Üblich ist, dass im Bestattungsvertrag eine bestimmte Anzahl (oft fünf bis acht) bereits enthalten ist. Bestellen Sie mehr nach, sobald Sie den voraussichtlichen Bedarf abschätzen können — meist günstiger über den Bestatter als bei der Nachbestellung Monate später.

Verzichten Sie auf einen Bestatter und melden den Sterbefall selbst, planen Sie einen Termin direkt beim Standesamt am Sterbeort ein. Viele Standesämter bieten Online-Terminvereinbarungen an.

Internationale Sterbeurkunde — wann sie nötig ist

Hatte der Verstorbene Vermögen oder Verträge im Ausland — etwa ein Bankkonto, eine Lebensversicherung oder eine Immobilie — werden in vielen Fällen internationale Sterbeurkunden verlangt. Diese sind mehrsprachig (in der Regel auf Basis des CIEC-Übereinkommens vom 8. September 1976) und werden von Behörden in zahlreichen Ländern ohne weitere Übersetzung anerkannt.

Die internationale Sterbeurkunde wird auf Antrag ebenfalls vom Standesamt am Sterbeort ausgestellt. Sie kostet in der Regel etwas mehr als die deutsche Ausfertigung. Geben Sie bei der Bestellung an, dass Sie die internationale Form benötigen.

Für Länder, die nicht dem CIEC-Übereinkommen beigetreten sind, ist zusätzlich eine Apostille (Haager Übereinkommen 1961) oder eine Legalisation der deutschen Sterbeurkunde durch die jeweilige Auslandsvertretung erforderlich. Welche Form gilt, erfragen Sie bei der zuständigen Botschaft oder beim Konsulat.

Sterbeurkunden versenden — Original oder Kopie?

Banken, Versicherungen und Behörden verlangen in den meisten Fällen das beglaubigte Original der Sterbeurkunde. Eine einfache Fotokopie wird selten akzeptiert. Manche Stellen senden das Original nach Bearbeitung zurück, andere behalten es zur Akte.

Versenden Sie Sterbeurkunden niemals lose, sondern immer per Einschreiben oder mit Sendungsverfolgung. Notieren Sie sich, an welche Stelle wann welches Exemplar gesendet wurde — so behalten Sie den Überblick über noch verfügbare Ausfertigungen.

Häufige Fragen zur Sterbeurkunde

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